วันนี้เรานั่งจิบกาแฟอยู่ดี ๆ เพื่อน ๆ ก็ส่งไฟล์ Excel มาให้ พร้อมบ่นว่า
“ข้อมูลเยอะมาก อยากเรียงลำดับ แต่ไม่อยากมานั่งคลิกเมนูทุกครั้ง”
ฟังแล้วเราก็ยิ้มเลย เพราะนี่แหละคือโอกาสทองที่จะได้เล่าให้ฟังเกี่ยวกับ การใช้ สูตร Sort ที่ช่วยให้การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel ง่ายขึ้นเยอะ ไม่ต้องคอยกดปุ่ม Sort เองทุกครั้ง แถมยังอัปเดตอัตโนมัติเมื่อมีข้อมูลใหม่
ทำไมการใช้ สูตร Sort ถึงสำคัญ?
เพื่อน ๆ ลองนึกภาพเวลาเรามีข้อมูลเยอะ ๆ เช่น
- รายชื่อลูกค้าพร้อมยอดซื้อ
- คะแนนสอบนักเรียน
- รายการสินค้าในสต็อก
ถ้าเราต้องเรียงข้อมูลพวกนี้จากมากไปน้อย หรือน้อยไปมาก แล้วต้องกด Sort เองทุกครั้งที่มีข้อมูลใหม่… บอกเลยว่าเสียเวลาและมีโอกาสพลาดสูงมาก
การใช้ สูตร Sort จะทำให้ข้อมูลเรียงลำดับอัตโนมัติทันทีที่เราใส่หรือแก้ไขข้อมูลในตาราง ไม่ต้องมานั่งไล่กดเมนูซ้ำ ๆ
ปัญหาที่มักเจอก่อนรู้จักสูตร Sort
- ต้องกด Sort เองบ่อย ๆ → เสียเวลา และบางครั้งก็ลืมทำ
- ลำดับข้อมูลพัง → ถ้าลืมเลือกทั้งตาราง ข้อมูลจะสลับผิดแถว
- ข้อมูลใหม่ไม่เรียงตามต้องการ → พอเพิ่มข้อมูลใหม่ ต้องมากด Sort ใหม่อีก
การใช้ สูตร Sort แก้ปัญหาได้ยังไง
สูตร Sort ใน Excel ช่วยให้เราจัดลำดับข้อมูลแบบ Dynamic หรือแบบเรียลไทม์ได้ เช่น
=SORT(A2:B10, 2, -1)อธิบายสูตร:
A2:B10= ช่วงข้อมูลที่ต้องการเรียง2= คอลัมน์ที่จะใช้เรียงลำดับ (นับจากซ้ายไปขวา)-1= เรียงจากมากไปน้อย (ถ้าใส่1คือเรียงจากน้อยไปมาก)
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมติเราเก็บข้อมูลยอดขายไว้ในคอลัมน์ A (ชื่อพนักงาน) และคอลัมน์ B (ยอดขาย) แล้วอยากเรียงจากยอดขายมากไปน้อย สูตรจะเป็น:
=SORT(A2:B10, 2, -1)ผลลัพธ์คือรายชื่อพนักงานจะถูกจัดลำดับใหม่อัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไขหรือเพิ่มยอดขาย
ข้อดีของการใช้ สูตร Sort
- ประหยัดเวลา ไม่ต้องคลิกเมนู Sort ซ้ำ
- ลดความผิดพลาด เพราะระบบจัดเรียงอัตโนมัติ
- อัปเดตเรียลไทม์ ข้อมูลใหม่เข้ามาก็เรียงทันที
- ใช้ซ้ำได้หลายจุด เช่น ทำรายงานประจำวันหรือรายเดือนอัตโนมัติ
เคล็ดลับให้การใช้ สูตร Sort ดียิ่งขึ้น
- ถ้าอยากให้ข้อมูลอัปเดตและเรียงง่าย ควรแปลงข้อมูลเป็น Table ก่อน (Ctrl + T)
- ใช้คีย์เวิร์ดให้ชัดในชื่อช่วง เช่น
ยอดขาย_ปีนี้เพื่อให้สูตรอ่านง่าย - ถ้าเรียงหลายคอลัมน์พร้อมกัน ใช้ฟังก์ชัน SORTBY แทน เพื่อควบคุมการเรียงซ้อนหลายระดับ
บอกเลยว่า การใช้ สูตร Sort ใน Excel คือของดีที่เพื่อน ๆ ควรรู้ เพราะมันทำให้การจัดลำดับข้อมูลไม่ต้องพึ่งแรงกดปุ่มมือเราอีกต่อไป ข้อมูลเรียงเอง อัปเดตเอง ลดความผิดพลาด และประหยัดเวลาสุด ๆ
