เคยเปิด Google Sheets แล้วพบว่าสูตรหาย ตัวเลขถูกแก้ หรือมีข้อมูลบางส่วนไม่เหมือนเดิมไหม ถ้าไฟล์มีหลายคนแก้ร่วมกัน การกด Undo อาจย้อนกลับได้ไม่ตรงจุด โดยเฉพาะเมื่อเวลาผ่านไปแล้ว Google Sheets มีประวัติเวอร์ชันให้ดูการเปลี่ยนแปลงย้อนหลังและคืนเวอร์ชันที่ต้องการได้ บทความนี้อธิบายวิธีใช้และข้อควรระวังก่อนกดคืนค่า
ก่อนเปิดประวัติเวอร์ชัน
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์จึงจะดูหรือกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ หากเปิดไฟล์แบบดูอย่างเดียว เมนูอาจไม่ให้เข้าถึงประวัติ นอกจากนี้ควรเปิดไฟล์ในคอมพิวเตอร์เพื่อให้เห็นเมนูครบ และตรวจว่ากำลังเปิดบัญชี Google กับไฟล์ที่ถูกต้อง
วิธีดูว่าใครแก้ไขไฟล์และแก้เมื่อไร
- เปิดไฟล์ Google Sheets ที่ต้องการตรวจ
- เลือกเมนู File > Version history > See version history
- แผงด้านขวาจะแสดงรายการเวอร์ชันตามวันและเวลา คลิกเวอร์ชันเพื่อดูรายละเอียด
- ดูชื่อผู้แก้ไขและสีที่แสดงการเปลี่ยนแปลง หากชีตซ่อนแถวที่ไม่เปลี่ยน ให้เลือกแสดงแถวที่ไม่เปลี่ยนเพื่อเทียบภาพรวม
- หากยังไม่แน่ใจ ให้เลือกดูเวอร์ชันอื่นหรือกดกลับไปยังเอกสารปัจจุบันโดยยังไม่คืนค่า
เวอร์ชันบางช่วงอาจถูกรวมเป็นกลุ่มเพื่อให้อ่านง่าย หากต้องการเก็บจุดสำคัญไว้ระยะยาว สามารถตั้งชื่อเวอร์ชัน เช่น “ก่อนปิดงบเดือนกันยายน” เพื่อกลับมาหาได้ง่ายขึ้น
วิธีคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า
- เปิด Version history แล้วคลิกเวอร์ชันที่ต้องการนำกลับมา
- ตรวจตัวอย่างข้อมูลในชีตให้แน่ใจว่าเป็นฉบับที่ถูกต้อง
- คลิก Restore this version แล้วอ่านหน้าต่างยืนยันก่อนดำเนินการ
- หลังคืนค่า ตรวจสูตร ยอดรวม และข้อมูลที่เพิ่มหลังเวอร์ชันนั้นอีกครั้ง
การคืนค่าไม่ได้แปลว่าต้องลบประวัติที่ตามมา แต่จะทำให้เวอร์ชันที่เลือกกลับมาเป็นเนื้อหาปัจจุบัน ควรระวังว่าการคืนเวอร์ชันของสเปรดชีตจะล้างประวัติการแก้ไขรายเซลล์ของการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านั้น หากต้องรักษาสภาพปัจจุบันไว้ แนะนำให้ทำสำเนาไฟล์ก่อนคืนค่า หรือเลือกทำสำเนาจากเวอร์ชันเก่าหากเมนูมีให้
ดูประวัติของเซลล์เดียวต่างจาก Version history อย่างไร
หากต้องการรู้ว่าเซลล์หนึ่งเปลี่ยนจากอะไรเป็นอะไร ลองคลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือก Show edit history วิธีนี้เหมาะกับการตามค่าของช่องใดช่องหนึ่ง ส่วน Version history เหมาะกับการดูภาพรวมของไฟล์ทั้งฉบับและกู้คืนหลายช่องพร้อมกัน
ประวัติรายเซลล์อาจไม่แสดงทุกประเภทการเปลี่ยนแปลง เช่น การเพิ่มหรือลบแถว/คอลัมน์ การจัดรูปแบบ หรือการเปลี่ยนค่าที่เกิดจากสูตร ดังนั้นถ้าข้อมูลหายหลายจุดหรือโครงสร้างชีตเปลี่ยน ให้ตรวจ Version history ทั้งไฟล์แทน
เปิดประวัติแล้วไม่เห็นเวอร์ชันที่ต้องการ
- ตรวจสิทธิ์ของบัญชีว่าเป็นผู้แก้ไขไฟล์หรือไม่
- ตรวจชื่อไฟล์และบัญชี Google ให้ตรงกับไฟล์ที่ทีมใช้จริง
- คลิกขยายกลุ่มเวลาเพื่อดูเวอร์ชันย่อยที่ถูกรวมไว้
- ถ้าแก้ไขพลาดเพียงเซลล์เดียว ให้ตรวจ Show edit history ของเซลล์นั้นด้วย
ก่อนกู้คืนไฟล์งานที่คนอื่นกำลังแก้ ควรแจ้งทีมและบันทึกสำเนาสภาพปัจจุบันไว้ก่อน การดูประวัติช่วยตามหาสาเหตุได้โดยไม่กระทบข้อมูล แต่การกด Restore เปลี่ยนเนื้อหาปัจจุบันของทุกคนที่ใช้ไฟล์ร่วมกัน
อ้างอิง: Google Docs Editors Help: Find what’s changed in a file
