ปัญหาที่เจอบ่อยมากเวลาเอาข้อมูลจากระบบ เว็บไซต์ หรือไฟล์คนอื่นมาใช้ใน Excel คือมีแถวว่างแทรกเต็มไปหมด ถ้าข้อมูลมีไม่กี่สิบแถวอาจลบเองได้ แต่ถ้ามีเป็นพันแถว การลบทีละแถวเสียเวลามากและเสี่ยงลบผิด
วิธีที่ 1 ใช้ Go To Special
วิธีนี้เหมาะกับตารางที่มีคอลัมน์หลัก เช่น รหัสสินค้า เลขที่เอกสาร หรือชื่อรายการ แล้วต้องการลบแถวที่คอลัมน์หลักว่าง
- เลือกคอลัมน์หลักที่ใช้ตรวจแถวว่าง
- กด F5 หรือ Ctrl+G
- กด Special
- เลือก Blanks แล้วกด OK
- คลิกขวาที่เซลล์ว่างที่ถูกเลือก แล้วเลือก Delete
- เลือก Entire row
หลังทำเสร็จ Excel จะลบแถวที่ว่างในคอลัมน์นั้นออกให้ ทำให้ข้อมูลต่อเนื่องขึ้นทันที
วิธีที่ 2 ใช้ Filter ช่วยตรวจ
ถ้าไม่มั่นใจว่าจะลบถูกไหม ให้ใช้ Filter ก่อน จะเห็นแถวว่างชัดกว่า
- คลิกในตารางข้อมูล
- กด Ctrl+Shift+L เพื่อเปิด Filter
- เลือก dropdown ของคอลัมน์หลัก
- เลือกเฉพาะช่อง Blanks
- ตรวจดูว่าเป็นแถวที่ต้องลบจริง
- เลือกแถวที่แสดงอยู่แล้ว Delete Row
ควรระวังอะไร
ก่อนลบแถวว่าง ควรดูว่าตารางมีข้อมูลหลายส่วนในชีตเดียวกันหรือไม่ เพราะบางครั้งแถวว่างถูกใช้แบ่งหัวข้อ ถ้าลบทั้งหมดทันทีอาจทำให้โครงรายงานเสียได้
เคล็ดลับก่อนลบข้อมูล
- บันทึกไฟล์สำรองไว้ก่อน
- ใช้คอลัมน์หลักที่ควรว่างไม่ได้จริง ๆ
- ตรวจด้วย Filter ถ้าข้อมูลสำคัญ
- อย่าลบทั้งชีตโดยไม่เลือกช่วงข้อมูล
สรุป
ถ้าต้องลบแถวว่างจำนวนมากใน Excel วิธี Go To Special และ Filter จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก เหมาะกับงานทำความสะอาดข้อมูลก่อนนำไปสรุป ทำ Pivot Table หรือใช้สูตรต่อ
