หลายครั้งที่ copy ข้อมูลใน Excel แล้ววางลงอีกที่ แต่ผลลัพธ์ไม่เป็นอย่างที่ต้องการ เช่น สูตรติดมาด้วย สีตารางเพี้ยน ขนาดตัวอักษรเปลี่ยน หรือค่าที่ควรนิ่งกลับอ้างอิงเซลล์เก่า ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วย Paste Special
Paste Special คืออะไร
Paste Special คือการเลือกว่าจะวางอะไรจากข้อมูลที่ copy มา ไม่จำเป็นต้องวางทุกอย่างเสมอไป เราเลือกได้ว่าจะวางเฉพาะค่า สูตร รูปแบบ หรือความกว้างคอลัมน์
วางเฉพาะค่า ใช้เมื่อไม่อยากให้สูตรติดมา
ถ้าต้องการให้ผลลัพธ์นิ่ง ไม่เปลี่ยนตามสูตรต้นทาง ให้ใช้ Paste Values
- Copy ช่วงข้อมูล
- คลิกจุดที่ต้องการวาง
- คลิกขวา เลือก Paste Special
- เลือก Values
วิธีนี้เหมาะกับการส่งรายงานให้คนอื่น หรือเก็บผลลัพธ์สุดท้ายไว้โดยไม่ต้องการสูตร
วางเฉพาะรูปแบบ
ถ้าต้องการคัดลอกสี เส้นขอบ หรือรูปแบบตัวเลข แต่ไม่อยากเปลี่ยนค่าข้อมูล ให้เลือก Formats วิธีนี้ช่วยจัดหน้าตารางให้เหมือนกันได้เร็วมาก
วางความกว้างคอลัมน์
บางครั้ง copy ตารางแล้วคอลัมน์แคบหรือกว้างไม่เท่าต้นฉบับ ให้ใช้ Paste Special แล้วเลือก Column Widths เพื่อคัดลอกความกว้างคอลัมน์มาด้วย
คีย์ลัดที่ควรรู้
- วางค่าอย่างเดียว: Ctrl+Alt+V แล้วกด V
- วางรูปแบบ: Ctrl+Alt+V แล้วกด T
- เปิดหน้าต่าง Paste Special: Ctrl+Alt+V
สรุป
Paste Special เป็นเครื่องมือเล็ก ๆ ที่ช่วยลดปัญหาสูตรติดมา รูปแบบเพี้ยน และตารางไม่เหมือนต้นฉบับ ใช้ให้ถูกประเภทจะทำให้งาน Excel เร็วและสะอาดขึ้นมาก
