กราฟ Excel ที่ดีไม่ใช่กราฟที่ใส่สีเยอะหรือมีลูกเล่นมากที่สุด แต่คือกราฟที่คนดูเข้าใจเร็วว่าข้อมูลกำลังบอกอะไร ปัญหาที่เจอบ่อยคือกราฟรกเกินไป สีเยอะเกินไป ป้ายตัวเลขทับกัน หรือเลือกชนิดกราฟไม่เหมาะกับข้อมูล
เริ่มจากคำถามก่อนทำกราฟ
ก่อนสร้างกราฟ ให้ถามตัวเองก่อนว่าอยากให้คนดูเห็นอะไร เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้นไหม หมวดไหนขายดีที่สุด หรือเดือนใดผิดปกติ ถ้าตอบคำถามนี้ได้ กราฟจะชัดขึ้นทันที
เลือกชนิดกราฟให้เหมาะ
- เปรียบเทียบหลายหมวด ใช้ Column หรือ Bar Chart
- ดูแนวโน้มตามเวลา ใช้ Line Chart
- ดูสัดส่วน ใช้ Pie Chart เฉพาะกรณีที่หมวดไม่เยอะ
- ดูข้อมูลสะสมหรือเปรียบเทียบหลายชุด ใช้ Combo Chart เมื่อจำเป็น
ลดสิ่งที่ไม่จำเป็น
ลบเส้น Gridline ที่เยอะเกินไป ลดสีที่ไม่จำเป็น และอย่าใส่ Data Label ทุกจุดถ้าทำให้กราฟแน่นเกินไป ให้เน้นเฉพาะจุดสำคัญจะอ่านง่ายกว่า
ใช้สีอย่างมีเหตุผล
เลือกสีหลักเพียงไม่กี่สี และใช้สีเด่นกับข้อมูลที่ต้องการเน้น เช่น เดือนที่ยอดขายสูงสุด หรือสินค้าที่ต้องติดตาม อย่าใช้สีรุ้งกับทุกแท่งถ้าไม่มีความหมาย
ตั้งชื่อกราฟให้บอกประเด็น
แทนที่จะตั้งชื่อว่า “ยอดขาย” ลองใช้ชื่อที่ชัดกว่า เช่น “ยอดขายเพิ่มขึ้นต่อเนื่องในไตรมาส 2” คนดูจะเข้าใจสารของกราฟเร็วขึ้น
สรุป
กราฟ Excel ที่อ่านง่ายเกิดจากการเลือกชนิดกราฟให้เหมาะ ลดสิ่งที่ไม่จำเป็น ใช้สีเพื่อเน้นประเด็น และตั้งชื่อให้สื่อสารชัดเจน แค่นี้รายงานก็ดูเป็นมืออาชีพขึ้นโดยไม่ต้องแต่งเยอะ
